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Celui qui ne maintient pas d’ordre, ne range pas et n’est pas organisé perdra du temps. Ce qui est vrai pour le ménage ou le bureau l’est pour la gestion de boîtes aux lettres. Quand il s’agit d’archivage d’e-mails on distingue 3 types de profils: le collecteur, le trieur et le rigoureux.

Dans quelle catégorie vous classez-vous ?

Vous accumulez tous les e-mails dans votre boîte aux lettres et supprimer seulement les e-mails indésirables ? Alors vous êtes un collectionneur.

Vous triez les e-mails en fonction de leur sujet et les classez dans des dossiers spécifiques ? Alors vous êtes un trieur.

Si vous détruisez les e-mails qui ne nécessite pas de réponse, vous êtes un rigoureux.

Les trois types d’approches ont leurs avantages et leurs inconvénients. En tant que collecteur, vous allez crouler sous les e-mails et bien sur perdre du temps car votre client de messagerie sera moins performant. Ainsi certains collectionneurs peuvent avoir des dizaines de milliers d’e-mails.

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Le trieur pense qu’il est sensé garder de l’ordre. Oui, cela sera plus clair si vous déplacer vos e-mails dans des sous dossiers. Mais même cela fait baisser les performances du client e-mails et rend les recherches plus longues.

Si, comme le rigoureux, vous supprimez les e-mails inutiles, cela vous permettra de gagner de l’espace. Le problème survient quand il faut rechercher un e-mail, l’administrateur doit chercher et effectuer une restauration du message – c’est une perte de temps.

La Solution ? L’archivage des e-mails ! Avec une solution telle que MailStore Server, les employés peuvent supprimer tous les e-mails immédiatement après leur traitement sans se poser de questions. Cela permet au serveur et au client de messagerie de rester performant. De plus la recherche de courriels est raccourcie: il ne faut que quelques secondes pour trouver et restaurer le message souhaité.