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Le courriel plus communément nommé « e-mail » est le moyen de communication le plus important au sein d’une organisation. En 2018, on estime que 281 milliards d’e-mails seront envoyés et reçus chaque jour dans le monde. Au vu de ces chiffres, les entreprises doivent faire face au défi quotidien de la protection de leur messagerie tout en prenant en compte les reglémentations relatives à la conformité des e-mails. Sauvegarde, archivage des e-mails, quels procécédés utiliser pour protéger efficacement ses données ?

1 –  Archivage et sauvegarde, une différence importante

« Nous sauvegardons déjà notre serveur de messagerie, nous n’avons pas besoin de solution d’archivage. »

Faux ! L’amalgame entre l’archivage et la sauvegarde est souvent fait et dans la plupart des cas, on suppose que la sauvegarde est suffisante. Pourtant, elle ne remplace pas l’archivage. En effet, l’archivage permet de s’assurer que les données soient récupérables et disponibles à tout moment pendant de nombreuses années, sous leur forme originale et inviolable. En revanche, une sauvegarde a pour unique objectif de revenir en production rapidement et de sécuriser les données importantes afin de pouvoir les restaurer en cas de besoin.

Qu’est-ce que la sauvegarde ?  

La sauvegarde, aussi appelée backup, consiste à dupliquer des données à l’identique sur des périphériques de stockage dans le but de les restaurer en cas de dommage ou de perte. La sauvegarde est notamment utilisée pour la reprise d’activité après sinistre. 

En revanche, dans le cadre de la messagerie, les sauvegardes ne vous garantissent pas un stockage complet et inviolable de vos données : vos e-mails peuvent être supprimés immédiatement après leur réception ou avant que la sauvegarde n’est eu lieu. La sauvegarde est extrêmement importante, et il est nécessaire de la mettre en place, mais elle ne remplace pas les fonctions d’archivage.

Qu’est-ce que l’archivage ?

L’archivage a pour objectif principal d’optimiser la récupération et la conservation des données sur une longue période. D’un point vue des e-mails, l’archivage permet de stocker à long terme les e-mails de manière sécurisée et en prévention d’une perte de données. L’archivage présente 6 avantages majeurs :

1. La conformité réglementaire : les e-mails sont stockés intégralement, de manière authentique et inviolable et restent accessibles pendant de nombreuses années. 

2. La protection contre la perte de données : l’ensemble des e-mails et pièces jointes est disponible et consultable au sein d’une archive.

3. L’élimination des quotas de boîtes aux lettres : grâce à un archivage automatisé les boîtes e-mails ne seront plus saturées.

4. L’indépendance : si un serveur de messagerie est hors service, l’utilisateur aura toujours accès à l’ensemble de ses e-mails via son archive de manière indépendante.

5. L’augmentation de l’efficacité et de la productivité : grâce aux technologies d’indexation, les utilisateurs retrouvent rapidement les e-mails dont ils ont besoin.

6. Une solution à long terme pour les fichiers PST : les fichiers PST peuvent être archivés de manière centralisée sans avoir à se soucier de modifier les autorisations d’accès et avec pour objectif de s’affranchir de ces derniers.

La sauvegarde VS l’archivage

La sauvegarde et l’archivage des données ont des fonctions bien distinctes. Je vous invite à les découvrir dans la vidéo ci-dessous :

2 –  La bonne stratégie à adopter

La sauvegarde est généralement mise en place pour le court terme, et l’archivage pour le long terme. Alors, comment choisir la bonne stratégie à adopter ?

Pourquoi vous avez besoin des deux.  

Comme évoqué, la sauvegarde et l’archivage sont complémentaires. La sauvegarde fonctionne généralement sous forme de « snapshot », un cliché instantané à un instant T. L’approche est orientée système avec un versionning ne dépassant rarement les 30 jours. L’archivage quant à lui est orienté sur la donnée elle-même. L’outil, au travers de la déduplication, est désigné pour absorber un grand volume de données. L’archivage apporte également une approche plus granulaire qui permet à l’utilisateur d’être autonome : il peut consulter seul ses archives et si nécessaire les restaurer dans sa messagerie sans avoir besoin de solliciter son informaticien. Pour la sauvegarde, en cas de défaillance, c’est le service informatique quoi doit intervenir pour revenir en rapidement en production.

Quelle stratégie d’archivage déployer ?

Elle va dépendre de plusieurs facteurs : les besoins des utilisateurs vont varier selon les secteurs d’activités.

  • Est-ce que je conserve l’arborescence des utilisateurs dans mon archivage ?
  • Est-ce que j’archive l’intégralité des e-mails ou uniquement certains dossiers ?
  • Quelle est la durée légale de conservation de ces e-mails ?
  • Quel niveau de rétention dois-je laisser sur mon serveur de messagerie ?
  • Comment est-ce que je donne accès aux archives à mes utilisateurs ?
  • Comment j’intègre les dossiers publics et boîtes partagées ?
  • Etc.

Et cette liste de questions n’est pas exhaustive. Une fois toutes les réponses apportées à ces questions, vous pourrez alors trouver la bonne stratégie d’archivage à mettre en place. L’utilisation d’une solution d’archivage flexible, comme MailStore par exemple, sera nécessaire.

La mise en place d’un archivage des flux entrants et sortants vous permet d’assurer qu’aucun e-mail ne soit perdu. Techniquement cela est possible grâce à la fonction de journalisation proposée par les serveurs de messagerie. L’outil d’archivage pointe ainsi sur journal pour récupérer les e-mails et se charge de le purger une fois les e-mails importés. Chaque utilisateur aura alors accès uniquement à ses propres archives. L’administrateur quant à lui, pourra modifier ces accès selon les besoins. Enfin, pour la suppression des e-mails sur le serveur de messagerie, 6 mois voire 1 an peuvent être suffisants. Posez-vous cette question : à quelle à fréquence les utilisateurs consultent leurs e-mails de plus de 6 mois ou 1 an ?

En mettant l’archivage en place, vous allez maintenir à un niveau faible la volumétrie du serveur de messagerie, ce qui va faciliter sa maintenance. En effet, il est plus facile de sauvegarder/restaurer un serveur de messagerie qui ne pèse que 100 Go plutôt que 1To par exemple.

En résumé

Les sauvegardes ne peuvent pas remplacer l’archivage des e-mails et l’archivage des e-mails ne peut pas remplacer les tâches de sauvegardes traditionnelles. Les systèmes de sauvegarde servent à restaurer les données et les systèmes d’archivage à les récupérer. Il est ainsi essentiel de retenir que les sauvegardes sont importantes car les archives doivent elles-mêmes être sauvegardées. Un seul conseil donc : combiner les deux procédés dans votre stratégie afin d’assurer une protection de vos données la plus sûre possible.

Si vous souhaitez approfondir sur l’archivage des e-mails, je vous invite à découvrir comment fonctionne une solution d’archivage d’e-mails à travers une démo de la solution MailStore Server.

Voir la vidéo