Evitez les risques juridiques avec MailStore !


Avec la sortie de MailStore 10, l’éditeur renforce sa volonté de proposer une solution d’archivage d’e-mails sécurisée et répondant aux exigences de conformité, et notamment en matière de valeur légale de l’e-mail.

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D’un point de vue juridique, un e-mail peut être produit en justice dans le cas où la preuve est libre (droit pénal, droit commercial – BtoB-, droit social…). En droit civil (BtoC), l’e-mail peut être considéré comme preuve, ou commencement de preuve selon tous les cas.

En effet, la quasi-totalité des contentieux donne aujourd’hui lieu à l’exploitation de preuves constituées de documents informatiques et en particulier d’e-mails. La sécurité juridique d’une activité nécessite donc de s’encadrer de précautions permettant de préserver ces preuves afin de poursuivre, ou le cas échéant, se défendre en justice.

La Loi du 13 mars 2000 détermine la valeur d’une preuve sous forme électronique, c’est-à-dire dématérialisée : « L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifié la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité ».

Bien que d’un point de vue technique, un e-mail n’apporte en général qu’une fiabilité très relative quant à l’identité de l’expéditeur et l’intégrité du message s’il n’est pas assorti d’un certificat de signature électronique, il est toutefois accepté dans la quasi-totalité des situations comme moyen de preuve par les juges, sauf dans des circonstances très rares où une contestation très sérieuse survient sur cette fiabilité.

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Ainsi, au-delà de l’utilisation éventuelle d’un certificat de signature électronique ou des services de courrier électronique recommandé, afin d’en sécuriser juridiquement les actes de création, de transmission et de délivrance. Se pose ensuite la question de sa conservation de l’e-mail dans la durée, afin de répondre aux exigences des prescriptions légales en se donnant la possibilité de l’exploiter comme preuve 1 an, 5 ans ou 10 ans après son envoi ou sa réception.

C’est dans ce cadre que l’archivage sécurisé des e-mails permet de respecter un processus de conservation spécifique de ces derniers au moyen, notamment, d’une sécurisation des accès et d’un chiffrement afin d’en préserver la valeur probante de manière bien plus efficace qu’une simple sauvegarde ou archive ouverte.

Il faut noter que pour certains pays membres de l’Union Européenne, comme l’Allemagne par exemple, la législation oblige les entreprises tant dans le secteur public que privé, d’archiver leurs documents et notamment leurs e-mails.

Aussi, au-delà de la simple précaution dont il faut aujourd’hui prendre conscience, nous pouvons raisonnablement penser que dans les années à venir, une normalisation européenne verra le jour sur ce point, incitant les entreprises à archiver leurs e-mails.

Contribution : Maître LeChien, Avocat – Multimédia et Systèmes d’Informations – regis-lechien.fr

Pour en savoir plus, retrouvez-nous lors de nos prochains webinaires :

N’attendez pas et prenez les devants avec MailStore !

A bientôt,

Simon TAILPIED

MailStore sans « mots »dération !

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En 25 mots

La solution MailStore Server permet aux entreprises de toutes les tailles de bénéficier des avantages légaux, techniques et économiques d’un archivage d’e-mails moderne et sûr.

En 50 mots

Avec MailStore Server, les entreprises de toutes tailles bénéficient des avantages légaux, techniques et économiques d’un archivage moderne et sûr grâce à une technologie puissante, peu coûteuse, facile d’utilisation et se contentant d’une configuration système minimale. Plus de 30 000 entreprises de tous secteurs nous font confiance pour l’archivage d’e-mails.

En 100 mots

Avec MailStore Server, les entreprises bénéficient des avantages légaux, techniques et financiers d’un archivage d’e-mails moderne et sûr. Une copie exacte de tous les e-mails est créée dans une archive centrale pour en garantir la sécurité et la disponibilité, quelle que soit la quantité de données. Les utilisateurs peuvent accéder à leurs e-mails via Microsoft Outlook, MailStore Web Access, leur tablette ou leur smartphone et y faire des recherches très rapidement. MailStore Server représente une technologie puissante, peu coûteuse et d’utilisation facile. Plus de 30 000 entreprises, de toutes les tailles, font confiance à MailStore Server pour archiver leurs emails.

PS : Vous pouvez compter, au mot près.

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2016 : L’archivage des emails en tant que service

Depuis quelques années maintenant, les offres dites « cloud » s’émancipent. Ceci présente un bouleversement profond de l’activité du secteur de l’informatique avec la centralisation de l’ensemble des services informatiques au sein d’infrastructures hébergées.

Afin de suivre cette tendance, MailStore a développé une version spécifique pour les fournisseurs de services qui aimeraient inclure l’archivage des emails dans leurs offres : MailStore Service Provider Edition.

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Le logiciel proposé en mode SaaS permet d’offrir aux clients un archivage légal de leur messagerie tout en garantissant un haut niveau de disponibilité de leurs données. Par exemple, les utilisateurs peuvent accéder à leurs archives depuis Microsoft Outlook via une intégration transparente de MailStore et ainsi rechercher de façon efficiente et rapide leurs e-mails.

L’un des principaux avantages de cette version est qu’elle s’installe sur l’infrastructure du fournisseur de services, ce qui garantit la maîtrise des données qui transitent sur le serveur. Les utilisateurs sont alors rassurés de savoir où sont exactement stockées leurs données.

Pour connaitre les avantages intrinsèques liés à la mise en place de l’outil d’archivage d’emails MailStore, je vous invite à consulter notre précédent article : Pourquoi opter pour MailStore ? 

Envie de tester cette version ou tout simplement curieux sur son fonctionnement ? Ecrivez-nous à l’adresse mailstore@watsoft.com

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MailStore V9, quoi de neuf ?

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La version 9 de MailStore a apporté un nombre important de nouveautés mais vous ne l’avez peut-être pas vu, alors voici un résumé des apports de cette version :

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Une année propice à l’archivage des e-mails

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2015 est une année de réussite pour l’archivage des emails puisque maintenant, nous comptons plus de 30 000 installations MailStore dans le monde. Le courriel demeure le moyen de communication le plus important dans l’univers professionnel, et cela ne fait que s’accroître. Il suffit de regarder la demande exponentielle auprès des solutions d’archivage pour vérifier cette tendance.

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Quelles différences entre l’archivage et la sauvegarde d’un serveur de messagerie ?

44 ans après le premier courriel envoyé, l’e-mail reste le moyen de communication le plus important au sein des entreprises, en dépit de l’utilisation croissante de la messagerie instantanée et des outils de collaboration sociale. Radicati Group, société internationale d’études de marché dans le secteur de l’IT, affirme qu’en 2015 112,5 milliards de courriels professionnels sont envoyés et reçus chaque jour dans le monde. D’ici 2019, le courrier électronique représentera 128,8 milliards d’emails envoyés et reçus par jour. Au vu de ces chiffres, il se pose naturellement la question de la gestion de ces volumes. Aussi les entreprises sont invitées à intégrer l’archivage d’email dans leur stratégie de développement.

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La différence entre la sauvegarde et l’archivage

Il est fréquent d’entendre au sein des PME :

« Nous avons déjà une solution de sauvegarde de notre serveur de messagerie, voilà pourquoi nous ne disposons pas de solution d’archivage ».

Les entreprises qui agissent selon ce principe marchent sur des œufs. Contrairement à la sauvegarde, l’archivage permet de centraliser intégralement et inviolablement les emails pendant une période de temps indéfinie. La recherche d’information est alors accessible plus rapidement (ce qui est très utile en cas de litige).

Les sauvegardes quant à elles, représentent, à court ou moyen terme, des copies du serveur de messagerie sur des périphériques de stockage afin d’effectuer une restauration en cas de perte de données. Elles sont utilisées pour la reprise après sinistre. En cas de problème, l’ensemble des données sauvegardées sont copiées à partir du périphérique de stockage. Néanmoins les sauvegardes ne sont disponibles que temporairement. Les données les plus anciennes sont définitivement supprimées en raison des besoins croissants en espace de stockage. En conséquence, seules les dernières données sont stockées jusqu’à la prochaine sauvegarde. De plus l’effort requis pour les sauvegardes régulières et la restauration demandent du temps et peuvent ainsi représenter une forte baisse de productivité pour les entreprises.

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L’objectif de l’archivage est de maximiser la récupération et la haute disponibilité des données, même sur une longue période de temps. Les entreprises traitent des factures, des devis, des demandes jour après jour au travers des e-mails. Il est donc conseillé de stocker ces e-mails dans leur intégralité, de manière authentique et inviolable. Ce faisant, les entreprises peuvent potentiellement être protégées contre certains risques juridiques. En outre, ce procédé peut améliorer les services liés à la clientèle car il peut fournir rapidement et efficacement des informations sur les échanges avec les clients.

Ce sont précisément les différences fondamentales entre la sauvegarde et l’archivage.

Les sauvegardes des données sur des périphériques de stockages externes ne garantissent pas la préservation de l’intégralité des données : les e-mails peuvent être supprimés avant que la tâche de sauvegarde ne soit effectuée par exemple… En revanche, une solution d’archivage professionnelle stocke une copie exacte de chaque e-mail, de façon centralisée. Cela assure ainsi une haute disponibilité peu importe la quantité de données et durant de nombreuses années. Il s’ajoute à cela une forte sécurisation des archives avec des technologies de cryptage (AES 256)  et de hachage (SHA-2). Par exemple, les utilisateurs peuvent via Microsoft Outlook accéder, rechercher, trouver et restaurer leurs archives en complète autonomie.

Conclusion :

Les sauvegardes ne peuvent pas remplacer l’archivage et l’archivage ne peut pas remplacer les sauvegardes traditionnelles, ce sont 2 procédés qui se trouvent être complémentaires.

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MailStore 9.2, l’archivage sans stress

MailStore Server 9.2 introduit un planificateur de tâches puissant qui est complètement intégré et permet de se passer d’outils externes tels que le planificateur de tâches Windows. Toutes les tâches de maintenance et de sécurité peuvent être automatisées selon un calendrier et commodément contrôlées via une interface centrale.MailStore Server 9.2

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Pourquoi opter pour MailStore ?

Aujourd’hui, l’e-mail est devenu incontournable pour les entreprises. Cela représente le principal flux d’information de ces dernières, ce qui rend la messagerie électronique critique, garante de la bonne santé de la société. Aussi, naturellement, il en découle une problématique : Comment gérer ce volume de données ?

Voici 5 raisons qui font de MailStore un outil indispensable pour les entreprises :

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Archivez les emails de Google Apps avec MailStore.

Introduction

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Pour la plupart des entreprises, l’email n’est pas seulement la façon la plus importante de communiquer, c’est aussi une des ressources d’informations les plus « utiles » et complètes. Cependant ce besoin de communiquer entraine une croissance exponentielle  du volume des données et pose un défi pour les départements de l’IT qui font face à une hausse des coûts.

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Pourquoi les clients aiment MailStore Server ?

Une enquête internationale menée auprès des personnes ayant adopté MailStore Server aux Etats-Unis, au Canada, en Australie, en Nouvelle-Zélande, en Angleterre, aux Pays bas, en Belgique, en Allemagne, en Autriche, en Suisse ainsi que dans d’autres pays confirme leur grande satisfaction concernant la qualité de nos produits et services. Environ 480 entreprises ont répondu à notre appel et ont noté MailStore Server selon des critères de documentation, support, contenu du logiciel (selon les points de vue de l’administrateur et des utilisateurs), et le rapport qualité/prix.

Les résultats montrent que MailStore Server répond parfaitement aux attentes des entreprises interrogées. Au total, 97.7% d’entre elles recommandent cette solution.

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